忙しい管理職が部下指導に時間を割くには

2021.09.30

忙しい管理職が部下指導に時間を割くには

目標達成し続けるリーダーの「部下」を育てる7つの基本
第2章部下と関わる「場・環境」をつくる【3】
「報告のタイミングを育成の場に変える」

報告のタイミングを育成の場に変える

管理職も部下と同様、日常業務に追われることが多いため、「部下指導に時間をかけるのがなかなか難しい」と言われる方が多くいます。

しかし、そんな方でも日常業務の中で、日々、部下から業務報告は受けているはずです。そこで、このときをチャンスと捉え、部下を指導すればいいのです。

部下を指導するときは一般的に、

1.部下との距離を縮め、心を開いてもらう
2.部下の話を聴き、現状を把握するとともに気持ちを理解する
3.部下をほめてやる気を引き出し、同時に悩みがないか聴く
4.具体的なアドバイスをする

このようなステップを踏むことが多いと思います。

こうしたステップを毎日の仕事の中に組み込んでいきましょう。

予定する

これまでに解説してきたように、日々のあいさつを通じて部下の心を開いたり、「5分間の世間話」で気持ちを理解することは可能です。それと同様に、日常の仕事を通じて部下にアドバイスを与えることもできます。

報告の機会に、いい業績を上げたり、仕事の進め方で工夫している点などを見つけたら、すかさずほめてやる。仕事に対して前向きに取り組んでいる姿勢が見えたら、きちんとねぎらってやる。それだけで、部下のモチベーションは大きく高まります。

そうして、部下を前向きな気持ちにしたところで、適切なアドバイスを与えられれば、指導の効果も高まるでしょう。

メールで報告を受けることが多くなってきているでしょうが、やはりフェイス to フェイスの方がより効果的です。

また、ここでもネガティブな物言いはできるだけ避けましょう。

ところで皆さんは、部下にどのくらいのペースで報告を求めていますか？

個人的には、報告は頻繁であればあるほどいいと考えています。若手社員であれば、毎日報告を義務づけてもいいでしょう。

普段から報告を受けていれば、部下が置かれている状況を的確に把握できます。そのため、部下が壁にぶつかったときもいち早くフォローできるでしょう。

また、万が一トラブルが起こっても、大問題になる前に解決できるため、解決までの時間や手間が少なくてすむのです。

頻繁に報告させることは、部下との距離を縮める効果もあります。

短時間の報告会をつくる

心理学的に言えば、人は頻繁に接触する人ほど親しみを持ちます(単純接触効果、あるいは「ザイアンスの法則」と呼ばれる)。

1カ月に1時間顔を合わせて話をするより、毎日3分ずつ時間をつくってこまめに報告を受ける方が、部下との絆は強まるでしょう。特に、営業部門など外回りの時間が長い部門では注意が必要です。全メンバーが社内で仕事をしている部署なら、部下とのコミュニケーションも活発に行いやすいでしょう。しかし、メンバーと顔を合わせる時間が短い場合は、そうはいきません。

そこで、意識して報告の時間を確保するのです。

例えば、「朝9時から30分は、報告を受ける時間」などと決めておけば、自分のスケジュールも立てやすいですし、部下も心構えができて助かると思います。

POINT　報告を受ける時間を増やし、部下を指導する

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営業同行で部下の特徴を見抜く
第2章部下と関わる「場・環境」をつくる【4】

この記事は、2014年発刊の大林伸安・著である書籍「目標達成し続けるリーダーの「できない部下」を「デキる部下」に変える7つのこと (アスカビジネス) 」を基に、メールマガジン「ノビテク通信」向けに再編集、配信した「目標達成し続けるリーダーの「部下」を育てる7つの基本」です。内容や名称、肩書きなどは当時のままとなっておりますことご了承ください。

著者：大林伸安（おおばやしのぶやす）